Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Yönetmeliği
Tarih : 4 defa incelendi

                                                       BASIN YAYIN VE HALKLA İLİȘKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

                                                       GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE

                                                       ÇALIȘMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 

 

Amaç

 

MADDE 1) Bu yönetmeliğin amacı, Ergani Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürlüğü’nün kuruluș, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalıșma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

 

MADDE 2) Bu Yönetmelik, Ergani Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürlüğü’ nü kapsar.

 

Dayanak

 

MADDE 3) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 15/b,18/m maddelerine istinaden hazırlanmıștır

 

Tanımlar

 

MADDE 4) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

 

Bașkan                      : .................Ergani Belediye Bașkanını

Belediye                    : .................Ergani Belediyesini

Belediye Encümeni            : .................Ergani Belediye Encümenini

Belediye Meclisi      : .................Ergani Belediye Meclisini

Karar                          : .................Ergani Belediyesi Meclis ve Encümen Kararını

Müdürlük                  : .................Ergani Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürlüğü’nü

Personel                   : ................Ergani Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürlüğünde görev yapan tüm personeli ifade eder.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teșkilat, Bağlılık ve Denetim

 

 

Teșkilat Yapısı

 

MADDE 5-1) Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürlüğünün personel yapısı așağıda belirtilen șekildedir;

 

a) Müdür

b) Memurlar

c) İșçiler

 

MADDE 5-2) Müdürlüğün teșkilat yapısı așağıdaki gibidir;

 

a) Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Servisi

 

 

 

Bağlılık

 

MADDE 6) Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürlüğü çalıșmalarını Belediye Bașkanına veya görevlendireceği Bașkan Yardımcısına bağlı olarak yürütür.

 

Denetim

 

MADDE 7-1) Müdürlük çalıșmaları ve sonuçları Belediye Bașkanı veya yetkilendirdiği Bașkan yardımcısı tarafından denetlenir.

 

MADDE 7-2) Müdürlük, Bașkanın talimatı üzerine çalıșmaları ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi inceleme ve denetlemeye esas olmak üzere sunmakla yükümlüdür.

 

MADDE 7-3) Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürü birimi ile ilgili iș ve ișlemleri her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

 

Müdürlüğün Görevleri

 

MADDE 8-1) Yazılı ve görsel basında Ergani Belediyesi ile ilgili çıkan günlük haber ve yorumları takip etmek. Kupürlerle basından özetler tasnif edip, Bașkanlık Makamını bilgilendirmek ve haberleri değerlendirmek. Cevaplanması gereken haberlerle ilgili olarak Bașkanlık Makamının onayı ile gerekli açıklamaları yapmak.

 

MADDE 8-2) Belediyenin ve Belediye Bașkanının tüm medya kurulușları ile (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar gibi) iletișimini sağlamak.

 

MADDE 8-3) Belediyenin yapmıș olduğu sosyal ve kültürel etkinlikler ile diğer faaliyet ve hizmetlerini kamuoyunu duyurmak maksadıyla, basın kurulușlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirmek.

 

MADDE 8-4) Belediye tanıtım ve faaliyetleri ile ilgili kitap-broșür gibi yayınlar hazırlamak

 

MADDE 8-5) Belediye ve bașkanlığın basın bültenlerinin hazırlık ve organizasyonlarını yapmak

 

MADDE 8-6) Basın bültenlerinin arșivlenmesini yapmak

 

MADDE 8-7) Kamu Kurum ve Kurulușları, dernekler, vakıflar, federasyonlar, kulüpler, sivil toplum kurulușları, Üniversiteler ve eğitim - öğretim kurumları ile ișbirliği yaparak; sohbetler, seminerler, konferanslar, kongreler, paneller, sempozyumlar, açık oturumlar, multi vizyon ve dia gösterileri, çeșitli konser ve gösteriler, fotoğrafçılık kursları ve gösterileri, sosyal sorumluluk projeleri, basın toplantısı, çeșitli kampanya ve törenler düzenler. Bu faaliyetlerle ilgili duyuru, ilan yapabilir. Kitap, dergi ve broșür bastırabilir, CD veya kısa film hazırlatabilir, gerektiğinde hediyeler verebilir.

 

MADDE 8-8) Belediye Faaliyetlerinin yer aldığı faaliyet bülteninin 2 aylık periyotlarla hazırlamak, bastırmak ve dağıtımını sağlamak.

 

MADDE 8-9) Toplumsal duyarlılığı arttırmak vatandașı doğru bilgilendirmek ve biliçlendirmek amacıyla çeșitli konularda afiș, el kitapçığı broșür rehber gibi çalıșmalar yaparak hizmet alan tüm kesimlere duyurmak ve ulaștırmasını sağlamak.

 

MADDE 8-10) Yıllık Faaliyet bülteni hazırlatmak, bastırmak ve dağıtımını yapmak.

 

MADDE 8-11) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak veya yaptırmak. Elde edilen materyalleri arșivlemek ve ihtiyaç duyan birimlerin kullanımına sunmak.

 

MADDE 8-12) Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyenin tanıtım CD’lerini yapmak ya da yaptırmak. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalıșmalarını yürütmek.

 

MADDE 8-13) Belediye hizmetleri ve gerekli duyuruların belediye Web Sitesinde yayınlanmasını sağlamak.

 

MADDE 8-14) Belediye Bașkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarının metinlerini yazmak ve Bașkanın onayını aldıktan sonra zamanında ilgililerine gönderilmesini sağlamak.

 

MADDE 8-15) Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileriyle ilgili görüș ve düșüncelerini tespit etmek amacıyla, kamuoyu yoklaması ve araștırması yapmak veya yaptırmak.

 

MADDE 8-16) Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam, araç-gereç ve teknolojiyi belirlemek ve temini için gerekli ișlemleri yapmak.

 

MADDE 8-17) Müdürlük adına gelen bütün evrakları teslim almak ve gecikmeye mahal vermeyecek sürede gelen evrak kayıt defterine kayıtlarını gerçekleștirmek.

 

MADDE 8-18) Gelen-giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale ișlerini yapmak ve gelen belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurarak dosyalama ișlemini yapmak.

 

MADDE 8-19) Öncelik sırasına göre kurum içi, kurumlar arası ve diğer yazıșmalarını yapmak ve takip etmek. Karar ve yazıların örneklerini çıkararak mevzuata uygun arșivlemek.

 

MADDE 8-20) Bașkanlık Makamı tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar ile ilgili mevzuata uygun olarak belediyenin basın yayın ve halkla ilișkiler kapsamında yer alan etkinliklerini, değișen koșullara uygun bir șekilde, seçenekli olarak belirleyip bașkanlık onayına sunmak, onaylanmıș seçenekleri, ilgili birimleri koordine ederek uygulamak.

 

MADDE 8-21) Belirli gün ve haftalarda gerekli duyarlılığı sergileyecek girișimleri organize etmek, topluma mal olmuș șahsiyetler ve olaylarla ilgili etkinlikler düzenlemek.

 

MADDE 8-22) Belediye birimlerinin gerçekleștirdiği faaliyet ve hizmetler çerçevesinde; açılıș, temel atma, tören ve vb. organizasyonlar düzenleyerek gereğini yerine getirmek, kamuoyunun hizmetlerden haberdar olmasını, faaliyetlere katılımını sağlamak.

 

MADDE 8-23) Belediyenin diğer kamu kurumları ve sivil toplum kurulușlarıyla ortaklașa gerçekleștireceği projelerin halkımıza ve kamuoyuna duyurulması için basın toplantıları organize etmek.

 

MADDE 8-24) Belediyenin E-Devlet projelerine entegrasyonunu sağlamak için gerekli alt yapı çalıșmalarını yapmak.

 

MADDE 8-25) Ergani Belediyesi “Kent Konseyi” ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek, Belediye Başkanlığı’nın talimatları doğrultusunda paydaşlarıyla iletişimi sağlamak ve konseyin sekreteryasını ifa etmek.

 

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

MADDE 9-1) Bu yönetmeliğin 8’ncı maddesinde yazılı müdürlüğe ait görevlerin zamanında, etkin ve düzenli olarak yürütülmesini sağlamak

 

MADDE 9-2) Müdürlük personeli arasında uyum, ișbirliği ve koordinasyonu sağlamak, çalıșmaları izlemek ve denetlemek.

 

MADDE 9-3) Personelin gizli sicillerini düzenlemek, her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek.

 

MADDE 9-4) Belediyenin stratejik plan ve performans programında yer alan müdürlüğü ile ilgili hedefleri gerçekleștirmek

 

MADDE 9-5) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek șekilde elindeki kadro, makine, ișyeri ve teçhizatın planlamasını yapmak.

 

MADDE 9-6) Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürü görevlerin yerine getirilmesinde Belediye Bașkanına veya görevlendireceği Bașkan Yardımcısına karșı sorumludur.

 

Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Servisinin Görevleri

 

MADDE 10-1) Yazılı ve görsel basında Ergani Belediyesi ile ilgili çıkan günlük haber ve yorumları takip etmek. Kupürlerle basından özetler tasnif edip, Bașkanlık Makamını bilgilendirmek ve haberleri değerlendirmek. Cevaplanması gereken haberlerle ilgili olarak Bașkanlık Makamının onayı ile gerekli açıklamaları yapmak.

 

MADDE 10-2) Belediyenin ve Belediye Bașkanının tüm medya kurulușları ile (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar gibi) iletișimini sağlamak.

 

MADDE 10-3) Belediyenin yapmıș olduğu sosyal ve kültürel etkinlikler ile diğer faaliyet ve hizmetlerini kamuoyunu duyurmak maksadıyla, basın kurulușlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirmek.

 

MADDE 10-4) Belediye tanıtım ve faaliyetleri ile ilgili kitap-broșür gibi yayınlar hazırlamak

 

MADDE 10-5) Belediye ve bașkanlığın basın bültenlerinin hazırlık ve organizasyonlarını yapmak

 

MADDE 10-6) Basın bültenlerinin arșivlenmesini yapmak

 

MADDE 10-7) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak veya yaptırmak. Elde edilen materyalleri arșivlemek ve ihtiyaç duyan birimlerin kullanımına sunmak.

 

MADDE 10-8) Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyenin tanıtım CD’lerini yapmak ya da yaptırmak. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalıșmalarını yürütmek.

 

MADDE 10-9) Belediye hizmetleri ve gerekli duyuruların belediye Web Sitesinde yayınlanmasını sağlamak.

 

MADDE 10-10) Belediye Bașkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarının metinlerini yazmak ve Bașkanın onayını aldıktan sonra zamanında ilgililerine gönderilmesini sağlamak.

 

 

MADDE 10-11) Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileriyle ilgili görüș ve düșüncelerini tespit etmek amacıyla, kamuoyu yoklaması ve araștırması yapmak veya yaptırmak.

 

MADDE 10-12) Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam, araç-gereç ve teknolojiyi belirlemek ve temini için gerekli ișlemleri yapmak.

 

MADDE 10-13) Müdürlük adına gelen bütün evrakları teslim almak ve gecikmeye mahal vermeyecek sürede gelen evrak kayıt defterine kayıtlarını gerçekleștirmek.

 

MADDE 10-14) Gelen-giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale ișlerini yapmak ve gelen belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurarak dosyalama ișlemini yapmak.

 

MADDE 10-15) Öncelik sırasına göre kurum içi, kurumlar arası ve diğer yazıșmalarını yapmak ve takip etmek. Karar ve yazıların örneklerini çıkararak mevzuata uygun arșivlemek.

 

MADDE 10-16) Bașkanlık Makamı tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar ile ilgili mevzuata uygun olarak belediyenin basın yayın ve halkla ilișkiler kapsamında yer alan etkinliklerini, değișen koșullara uygun bir șekilde, seçenekli olarak belirleyip bașkanlık onayına sunmak, onaylanmıș seçenekleri, ilgili birimleri koordine ederek uygulamak.

 

MADDE 10-17) Belirli gün ve haftalarda gerekli duyarlılığı sergileyecek girișimleri organize etmek, topluma mal olmuș șahsiyetler ve olaylarla ilgili etkinlikler düzenlemek.

 

MADDE 10-18) Belediye birimlerinin gerçekleștirdiği faaliyet ve hizmetler çerçevesinde; açılıș, temel atma, tören ve vb. organizasyonlar düzenleyerek kamuoyunun hizmetlerden haberdar olmasını, faaliyetlere katılımını sağlamak.

 

MADDE 10-19) Belediyenin diğer kamu kurumları ve sivil toplum kurulușlarıyla ortaklașa gerçekleștireceği sosyal sorumluluk projelerinin halkımıza ve kamuoyuna duyurulması

 

MADDE 10-20) Belediye hizmetlerinin tanıtımı amaçlı gazete, dergi vb. yayın organlarına ilan verilebilir.

 

MADDE 10-21) Belediye hizmetlerinin tanıtımı amaçlı Film, CD, DVD, Broșür, Vinil, Afiș, Bilboard, CLP, Megalight vb. baskı, askı ve çoğaltımını yapmak.

 

MADDE 10-22) İlçe halkını belediyemizin sosyal ve kültürel çalıșmaları hakkında bilgilendirmek, halkın kültür bilincini artırmak, kamu kurum ve kurulușları ile ilçe halkının sosyal ve kültürel çalıșmalara katılmalarını sağlamak amacıyla;

 

a) Belediyenin basın yayın birimiyle koordinasyon halinde temel programlar organize etmek

 

b) El ilanı, broșür, afiș, kitap, dergi, kitapçık, günün teknolojik koșullarına uygun olarak, CD, DVD, USB ve kısa film çalıșması yaptırmak ve bu çalıșmaların ilçe halkına, kamu kurum ve kurulușlarına, eğitim ve öğretim kurumlarına, meslek kurulușlarına, sivil toplum kurulușlarına, hemșehri derneklerine, yurt dıșındaki temsilciliklerimize ve bașkanlıkça uygun görülecek diğer yerlere dağıtımının yapılmasını sağlamak.

 

c) Belediye etkinliklerin duyurulması için her türlü afiș, vinil, CLP, Bilboard, megaliht, digibord, radyo yayını, yerel TV kanallarında duyuruları yapmak.

 

d) Bu konuda uzmanların ve gerektiğinde akademisyenlerin katılacağı bilgilendirme toplantıları ve seminerleri düzenlemek.

 

 

 

e) Üniversitelerle, sivil toplum kurulușlarıyla, eğitim ve sağlık kurulușlarıyla birlikte proje ve çalıșma grupları olușturmak, bu grupların ihtiyaç duydukları her türlü lojistik desteği vermek.

 

MADDE 10-23) Memleketimize ve milletimize mal olmuș; edebiyatçılar, mütefekkirler, sanatçılar, sinema ve tiyatrocular, halk ozanları, spor adamları gibi milli ve manevi șahsiyetlerle ilgili olarak;

 

a) Anma etkinlikleri düzenlemek,

 

b) Eserlerini belediyemizin kültür yayını olarak yasal çerçevede çoğaltmak,

 

c) Milli ve manevi kültürümüzü yansıtan ve yașatan kitap ve dergi bastırmak, CD veya kısa film hazırlatmak,

 

MADDE 10-24) Belediye sorumluluğunda bulunan tarihsel ve kültürel kalıpların korunup geliștirilmesi ve tanıtılması ile ilgili yayın faaliyetlerini yürütmek.

 

Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Servis Sorumlusu ve

Çalıșanların Görev Yetki ve Sorumluluğu

 

MADDE 11-1) Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Servis sorumlusu ve servis çalıșanları yönetmeliğin 10’ncu maddesinde yazılı görevlerin yerine getirilmesinde yetkili ve görevlidirler.

 

MADDE 11-2) Servis çalıșanları görevlerini yerine getirmekten müteselsilen servis sorumlusu ve Basın Yayın ve Halkla İlișkiler Müdürüne karșı sorumludurlar.

 

Bilgi İșlem Servisinin görevleri

 

MADDE 12-1) Belediyenin E-Devlet projelerine entegrasyonunu sağlamak için gerekli alt yapı çalıșmalarını yapmak.

 

MADDE 12-2) Belediye içi birimler arası ve gerektiğinde diğer ilgili kurumlar arasında data iletișim altyapısını ve gerekli bağlantı hatlarını tesis ederek, bilgi alıșverișini sağlamak.

 

MADDE 12-3) Belediye içi birimler arası iletișim ve veri alıșverișini sağlamak üzere iç haberleșme sistemi olușturmak.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İșbirliği ve Koordinasyon

 

 

Koordinasyon

 

MADDE 13-1) Müdürlükler arası yazıșmalar müdürün imzası ile yürütülür.

 

MADDE 13-2) Müdürlüğün Belediye dıșı özel ve tüzel kișiler, Valilik, kamu kurum ve kurulușları ile yapacağı yazıșmalar Belediye Bașkanının veya yetkilendirdiği Bașkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.

 

İșbirliği

 

MADDE 14-1) Müdürlük dâhilinde çalıșanlar arasındaki ișbirliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

 

 

MADDE 14-2) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı, belge ve zimmeti altında bulunan eșyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma ișlemleri yapılmaz.

 

MADDE 14-3) Çalıșanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eșyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

 

BEȘİNCİ BÖLÜM

Çeșitli ve Son Hükümler

 

 

Yürürlük

 

MADDE 15) Bu yönetmelik hükümleri Ergani Belediye Meclisi’nin kararı ile yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

 

MADDE 16) Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Bașkanı tarafından yürütülür.