Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmeliği
Tarih : 170 defa incelendi

                                                                     ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

                                                         GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE

                                                       ÇALIȘMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

 

Amaç

 

MADDE 1) Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem müdürlüğünün kuruluș, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalıșma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

 

MADDE 2) Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalıșma usul ve esaslarını kapsar.

 

Dayanak

 

MADDE 3) Özel Kalem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükșehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 22/04/2006 tarih ve 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kurulușları ile Mahalli İdare birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlișkin Esaslar” ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak düzenlenmiștir.

 

Tanımlar

 

MADDE 4) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

 

Belediye                    : .................Ergani Belediyesi’ni

Büyükșehir               : .................Diyarbakır Büyükșehir Belediyesi’ni

Encümen                  : .................Ergani Belediye Encümenini

Meclis                        : .................Ergani Belediye Meclisini

Müdürlük                  : .................Özel Kalem Müdürlüğünü

Müdür                        : .................Özel Kalem Müdürünü ifade eder.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Personel Yapısı ve Bağlılık

 

 

Personel Yapısı

 

MADDE 5-1) Özel Kalem Müdürlüğünün Personel yapısı așağıdaki gibidir.

 

 

a) Müdür

b) Șef

c) Memur

ç) Sekreter

d) Diğer personel

 

 

 

MADDE 5-2) Belediye Bağlı Kurulușları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına ilișkin esaslar çevresinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda iş ve ișlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Bașkanının onayıyla çalışmalar yürütülebilir.

 

MADDE 5-3) Memur personel bulunmadığında, protokol, sekretarya ve genel idari hizmetler kamu personeli olmak kaydıyla, kadrolu ve geçici ișçiler tarafından da görevlendirme suretiyle yaptırılabilir.

 

Bağlılık

 

MADDE 6) Özel Kalem Müdürlüğü, üst yönetici olarak Belediye Bașkanına bağlı olarak çalıșır.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

 

Müdürlüğün Görevleri

 

MADDE 7) Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki, çalıșma usul ve esasları așağıda gösterilmiștir:

 

a) Belediye bașkanının ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdıșı konukların en iyi șekilde karșılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etme

 

b) Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Bașkanı adına temsil tören ve ağırlama bütçesini kullanmak.

 

c) Özel kalem Müdürlüğünün giderlerini hazırlayarak mali hizmetler müdürlüğüne ișlem yapmak üzere göndermek

 

ç) Çağdaș Belediyecilik anlayıșı içinde vatandașlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla;

 

Vatandașlar, kurum ve kurulușlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile bașkanlık makamına intikal ettirilen talep ve șikayetlerin çözüme kavușturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek

 

d) Belediye Bașkanına ve Müdürlüğe ait olan özel gizlilik tașıyan, resmi gelen ve giden evrakın giriș, çıkıș, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi ve teslim edilmesi, dosyalanması, arșivlenmesinin ve Belediye bașkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakın Bașkanlık Makamına sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

 

e) Belediye Bașkanını ziyaret, davet, karșılama, ağırlama, uğurlama, açılıș, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluș günleri vs önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören ișlerini düzenlemek yürütmek ilgili giderleri gerçekleștirmek zaman ve yerlerini Belediye bașkanına bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Bașkanının iștirak etmesini temin etmek, Belediye Bașkanının iștirak etmediği program, tören vs. Bașkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

 

f) Bașkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Bașkanının görüșme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek, Belediye Bașkanının günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek, vatandașlar kurum ve kurulușlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Bașkanıyla görüșmelerini temin etmek.

 

 

 

g) Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediyede hizmet veren tüm müdürlüklerin Bașkanlık Makamı arasındaki ișbirliği ve koordinasyonu temin etmek ve Belediye Bașkanının diğer kurulușlarla ve vatandașlarla ilișkilerini koordine etmek.

 

ğ) Bașkanlık makamının toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek Bașkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaștırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

 

h) Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalıșmalar kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.

 

ı) Kamu Kurum ve Kurulușları, dernekler, vakıflar, federasyonlar, kulüpler, sivil toplum kurulușları, Üniversiteler ve eğitim - öğretim kurumları ile ișbirliği yaparak; sohbetler, seminerler, konferanslar, kongreler, paneller, sempozyumlar, açık oturumlar, sergiler, multi vizyon ve dia gösterileri, çeșitli konser ve gösteriler, tiyatro, sinema, fotoğrafçılık kursları ve gösterileri, çeșitli kampanya ve törenler düzenler. Bu faaliyetlerle ilgili yemek, konaklama, ulașım giderlerini karșılayabilir ve gerektiğinde hediyeler verebilir. Bu etkinlik ve faaliyetlerini duyurmak için pankart, afiș, bilbort hazırlatmak, bastırmak ve astırmak.

 

i) İlçemizde bilim, kültür, sanat, edebiyat ve spor alanları ile ilçenin tanıtımına katkı sağlayacak diğer alanlarda bașarılı çalıșmaları görülen kișiler, kamu kurum ve kurulușları, meslek kurulușları ve sivil toplum kurulușları için tanıtım ve iftihar toplantıları düzenlemek.

 

j) Bașarıları görülenler için; Kupa ve benzeri teșvik uygulamalarında bulunmak, plaket vermek, mevzuat çerçevesinde ödül ve hediye vermek, çiçek göndermek.

 

k) İl ve İlçe protokolündeki kișilerin göreve bașlama ve görevden ayrılmaları sebebiyle; yemekli toplantılar, mevzuat çerçevesinde hediye ve çiçek vermek, hemșehrilik beratı verme konusunda mevzuatın öngördüğü süreci takip etmek.

 

l) İlçemizin misafiri durumunda olan; Devlet ve Hükümet Protokolü mensuplarını, İlimizin ve diğer İllerin protokol mensuplarını, yabancı ülke temsilcilerini ve konuklarını, yabancı ülkelerden gelen yerel yöneticileri ve konuklarını, yazılı ve görsel basın mensuplarını, bilim ve akademik alanda kariyer sahibi kișileri, kültür ve sanat alanlarında kariyer sahibi kișileri, spor dallarında kariyer sahibi kișileri, ilçenin kalkınmasına katkısı olanları, yukarıda ifade edilen bu kișilerin eșlerini ve refakatindeki görevlileri mevzuat çerçevesinde ağırlamak, yeme içme tașıma ve konaklamalarını sağlamak, onurlarına ziyafet vermek, giderlerini müdürlük bütçesinden karșılamak.

 

m) Bașkanlık Makamının, Belediye Meclisinin ve Özel Kalem Müdürlüğünün misafirlerine ve ziyaretçilerine; günün koșullarına uygun olarak geleneklere ve teamüllere göre ikramda bulunmak.

 

n) Mahalli örf ve adetlerin gerektirdiği düğün, nișan, cenaze vb. faaliyetlere katılmak, bu faaliyetlere katılırken, Bașkanlık Makamını temsilen çiçek ve gerektiğinde mevzuat çerçevesinde hediye göndermek.

 

o) Resmi bayramlarda, dini bayramlarda, ulusal ve uluslararası platformlarda kutlanan ve toplum tarafından da kabul görmüș olan belirli gün ve haftalarda; gerekli durumlarda pankart, afiș, bilbort hazırlatmak, bastırmak ve astırmak.

 

ö) Belediyemiz adına gelen konukların ihtiyaçlarını ve isteklerini, ilgili mevzuat çerçevesinde karșılamak. Bu konuda gerekli mal ve hizmet alımını gerçekleștirmek.

 

p) Belediye Bașkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

 

 

Müdürlük Yetkisi

 

MADDE 8) Özel kalem Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye kanununa dayanarak, Belediye Bașkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 

Müdürlüğün Sorumluluğu

 

MADDE 9-1) Birim görev alanlarına giren konulardaki iș ve ișlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde;

 

a) Belediye Bașkanına,

b) Bașkanın bilgisi dâhilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,

c) Gerektiğinde Belediye Encümenine,

d) Kollektif çalıșma gerektiren konularda; çalıșmanın öznesi durumundaki birim müdürlüklerine veya birim sorumlularına ya da kurullara, karșı sorumludurlar.

 

MADDE 9-2) Birim Müdürleri, temsil ettikleri Müdürlüklerinin ve Müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iș ve ișlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, Bașkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;

 

a) Sayıștay’a,

b) İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,

c) Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,

d) İç Denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaștırmakla sorumludurlar.

 

MADDE 9-3) Birim Müdürleri, Bașkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; Adli ya da idari inceleme ve sorușturma așamasında, adli ya da idari inceleme ve sorușturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaștırmakla

 

MADDE 9-4) Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Bașkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görev ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekte sorumludur.

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

 

MADDE 10-1) Özel Kalem Müdürlüğünü Bașkanlık makamına karșı temsil eder.

 

a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kișidir. Müdürlüğün her türlü çalıșmalarını düzenler.

 

b) Özel Kalem Müdürlüğünün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin birinci sicil ve disiplin amiridir.

 

c) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

 

ç) Belediye Bașkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmakta ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiștirmekten hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

 

d) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iș ve ișlemleri amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir șekilde gerçekleștirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenlemek ve birim faaliyet raporlarına ekler.

 

f) Belediyenim stratejik plan ve performans programında belirtilen ilgili hedefleri gerçekleștirmek, mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.

 

g) Resmi tören ve kutlamalarda belediyenin üzerine düșen görevleri ilgili birimlerle ișbirliği halinde organize eder. İșlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar.

 

ğ) Bașkanı, Bașkan yardımcılarının bașkanlığa danıșmanlık hizmeti verenlerin ve makam șoförlerinin çalıșmalarının takip edilmesi izin vb nedenlerle kurumlardan ayrılanların yerine bakacak kișilerin belirlenmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlar.

 

h) Bașkanlığın yurtdıșı ve kardeș șehirlerle olan iletișim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Bașkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dıș ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlar.

 

ı) Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan dayanıklı tașınır mallar ile dayanıklı tașınırların bakım ve onarımı için gerekli olan her türlü yedek parça ile tamir takımı ve onarım malzemelerini uygun șartlarda ve zamanında temin etmek üzere; satın alma ve ihale ișlemlerini koordine etmek ve gerçekleștirmek, kabullerini yapmak, ilgili alt birimlere yada personele sevk ve teslimatını yapmak, garanti süreleri içerisindeki arıza ve fonksiyon kayıplarını izlemek, gerektiğinde garanti belgelerindeki ücretsiz tamir ya da değiștirme hükümlerinin ișletilmesini sağlamak, yükümlülüklerini yerine getirmeyen satıcılar hakkında gerekli yasal ișlemleri bașlatmak ve hukuki süreci takip etmek, gerektiğinde bu dayanıklı tașınırların montaj, demontaj, tamir ve bakımlarını yaptırmak.

 

i) Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan tüketim malzemelerini uygun șartlarda ve zamanında temin etmek üzere; satın alma ve ihale ișlemlerini koordine etmek ve gerçekleștirmek, kabullerini yapmak, ilgili alt birim ya da personele sevk ve teslimatını yapmak.

 

k) Müdürlük hizmetlerinde kullanılan makinelerin; her türlü tamir ve bakımları ile ikmal ișlerini yaptırmak, bunların her an çalıșır ve hizmeti yerine getirir durumda olmalarını sağlamak.

 

l) Müdürlüğe ait olan tașınır mallardan; ekonomik ömrünü tamamlamıș veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen ve hizmet dıșı bırakılması gerekenlerin hurdaya ayırma çalıșmalarını yapmak. Hurdaya ayrılan malzemelerin Belediye tarafından belirlenmiș olan birime teslimini sağlamak.

 

m) Müdürlüğün görev alanına giren konularda; müdürlük personelinin bilgi ve görgüsünün geliștirilmesi için gerekli her türlü araștırma, geliștirme, gezi ve inceleme faaliyetinde bulunmak. Gerektiğinde bu faaliyetlere; belediye meclis üyelerinin, müdürlük uygulamalarına destek olabilecek diğer birim personellerinin, ișbirliği yapılan kurum ve kurulușların temsilcilerinin katılımlarını sağlamak ve faaliyetlerle ilgili giderleri müdürlük bütçesinden karșılamak.

 

n) Müdürlüğün görev ve faaliyet alanlarıyla ilgili olarak yürürlüğe giren Kanunlar ile Bakanlıklarca yayınlanan yönetmelik, tebliğ ve genelgelere uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek. Bașkanlıkça yayınlanan Genelgelere, Yönergelere, yazılı ve sözlü talimatlara uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek. Çalıșma alanına giren ve Bașkanlık makamınca verilen diğer görevleri mevzuata uygun olarak yerine getirir.

 

MADDE 10-2) İlçe halkını belediyemizin sosyal ve kültürel çalıșmaları hakkında bilgilendirmek, halkın kültür bilincini artırmak, kamu kurum ve kurulușları ile ilçe halkının sosyal ve kültürel çalıșmalara katılmalarını sağlamak amacıyla;

 

a) Belediyenin basın yayın birimiyle koordinasyon halinde temel programlar organize etmek.

 

 

 

b) El ilanı, broșür, afiș, kitap, dergi, kitapçık, günün teknolojik koșullarına uygun olarak, CD, DVD, USB ve kısa film çalıșması yaptırmak ve bu çalıșmaların ilçe halkına, kamu kurum ve kurulușlarına, eğitim ve öğretim kurumlarına, meslek kurulușlarına, sivil toplum kurulușlarına, hemșehri derneklerine, yurt dıșındaki temsilciliklerimize ve bașkanlıkça uygun görülecek diğer yerlere dağıtımının yapılmasını sağlamak.

 

c) Belediye etkinliklerin duyurulması için her türlü afiș, vinil, CLP, Bilboard, Megalight, digiboard, radyo yayını, yerel TV kanallarında duyuruları yapmak

 

d) Bu konuda uzmanların ve gerektiğinde akademisyenlerin katılacağı bilgilendirme toplantıları ve seminerleri düzenlemek.

 

e) Üniversitelerle, sivil toplum kurulușlarıyla, eğitim ve sağlık kurulușlarıyla birlikte proje ve çalıșma grupları olușturmak, bu grupların ihtiyaç duydukları her türlü lojistik desteği vermek.

 

MADDE 10-3) Memleketimize ve milletimize mal olmuș; edebiyatçılar, mütefekkirler, sanatçılar, sinema ve tiyatrocular, halk ozanları, spor adamları gibi milli ve manevi șahsiyetlerle ilgili olarak;

 

a) Anma etkinlikleri düzenlemek,

b) Eserlerini belediyemizin kültür yayını olarak yasal çerçevede çoğaltmak,

c) Milli ve manevi kültürümüzü yansıtan ve yașatan kitap ve dergi bastırmak, CD veya kısa film hazırlatmak,

 

Özel Kalem Personelleri Yetki ve Sorumluluğu

Șef ve Memurun Yetki ve Sorumlulukları

 

MADDE 11) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

 

a) Müdürlüğün gerçekleștirme görevlisi olarak görevi gereği ișlemleri ilgili memur yapar.

 

b) Özel Kalem Müdürlüğü giderlerinin muhasebeleștirilmesi ișlemlerini yapar.

 

c) Belediye Bașkanını ağırlama, kutlama, tören, haberleșme, temsil, yurt içi ve yurt dıșı seyahatlerindeki tahakkuk ișlerini yapmak.

 

d) Müdürlüğün tahmini bütçesini hazırlar

 

e) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlar.

 

f) Belediye Bașkanından ve müdürden yazılı olur alınmak kaydıyla temsil tören ve ağırlama yönetmeliğince yapılan giderlerin muhasebeleștirilmesi ișlemlerini yapar.

 

g) Mahiyetindeki memurlarını yetiștirmekten, hal ve hareketlerini yapmıș olduğu iș ve ișlemleri takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

 

h) Belediye Bașkanından olur alarak müdürlüğün acil giderleri için avans kullanır.

 

ı) Belediye Bașkanını ağırlama, kutlama, tören, haberleșme, temsil, yurt içi ve yurt dıșı seyahatlerindeki yazıșma ișlerini yapmak.

 

i) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları incelemeye hazır hale getirir.

 

 

 

j) Belediye Bașkanının her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere ulaștırmak, sonuçlarını takip etmek ișlerini yapar.

 

k) Tașınır kayıt kontrol yetkilisi olarak tașınır mal yönetmeliğini uygular.

 

l) Gelen ve giden evrakın kaydının yapılması, cevaplanması, dağıtılması, havalesi ve arșivlenmesi ișlerini yapmak.

 

m) Görevlendirme yazılarını yazmak

 

n) Kurum içi ve dıșı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta ișlem yapar.

 

Sekreterin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

MADDE 12) Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar.

 

a) Belediye Bașkanı’nı görmek için gelen vatandașların isteklerini alınması ve alınan bilgilerin Belediye Bașkanı’na rapor edilmesini sağlamak.

 

b) Bașkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; düzenli-verimli telefon haberleșmesiyle randevu trafiğinin sağlanması.

 

c) Bașkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli ișlemlerin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak.

 

d) Belediye bașkanını katılmadığı organizasyonlara Bașkanlık makamı adına mesaj ve telgraf göndermek.

 

e) Belediye Bașkanı’nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilișkisini sağlamak.

 

f) Belediye Bașkanının günlük, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüșmelerini sağlamak.

 

g) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililere aktarır.

 

h) Telefonda Bașkan’dan randevu almak isteyenlerin notlarını alır bașkanla görüșerek randevuları programa yazar.

 

ı) Özel Kalem Müdürlüğü santrali görevini yapar.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

 

 

Görevlerin Planlanması

 

MADDE 13) Özel kalem Müdürlüğündeki iș ve ișlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

 

 

 

 

Görevin Yürütülmesi

 

MADDE 14) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

 

BEȘİNCİ BÖLÜM

İșbirliği ve koordinasyon

 

 

Müdürlük Birimleri Arasında İșbirliği

 

MADDE 15-1) Müdürlük dâhilinde çalıșanlar arasındaki ișbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından Sağlanır

 

MADDE 15-2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dağıtıldıktan sonra müdüre İletilir

 

MADDE 15-3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder

 

MADDE 15-4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eșyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma ișlemleri yapılmaz.

 

MADDE 15-5) Çalıșanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eșyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir

 

Diğer Kurum ve Kurulușlarla Koordinasyon

 

MADDE 16-1) Müdürlükler arası yazıșmalar müdürün imzasıyla yürütülür.

 

MADDE 16-2) Müdürlüğün belediye dıșı özel ve tüzel kișiler, Valilik, Büyükșehir Belediyesi, kamu kurum ve kurulușları ve diğer șahıslarla ilgili gerekli görülen yazıșmalar; müdür ve Şef’in imzasıyla yürütülür.

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İșlemler ve Arșivleme

 

 

Gelen Giden Evraklarla İlgili Yapılacak İșlem

 

MADDE 17-1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

 

MADDE 17-2) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre ișlenir, dıș müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt ișlemleri elektronik ortamda yapılır.

 

Arșivleme ve Dosyalama

 

MADDE 18-1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazıșmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı köșelerde saklanır

 

MADDE 18-2) İșlemi biten evraklar arșive kaldırılır.

 

MADDE 18-3) Arșivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arșiv görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

 

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

 

 

Denetim, Personel, Sicil ve Disiplin Hükümleri

 

MADDE 19-1) Özel Kalem müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

 

MADDE 19-2) Özel Kalem müdürü birimin birinci sicil amiridir.

 

MADDE 19-3) Özel Kalemin Müdürü birinci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda ișlemleri yürütür.

 

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeșitli ve Son Hükümler

 

 

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

 

MADDE 20) Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlülüklerine uyulur.

 

 

DOKUZUNCU BÖLÜM

Çeșitli ve Son Hükümler

 

 

Yürürlük

 

MADDE 21) Bu yönetmelik hükümleri Ergani Belediye Meclisinin kararı ile yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

 

MADDE 22) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Bașkanı yürütür.